Una empresa agropecuaria mixta del sudoeste de la provincia de Buenos Aires necesitaba organizarse mejor y había decidido comprar un nuevo sistema de gestión (un software agropecuario conocido en el mercado argentino) para “acomodar” su forma de trabajo en términos económicos y financieros. Necesitaba una mayor visibilidad de sus finanzas.
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Más allá de que tenían en claro que la decisión era profesionalizar a partir de un sistema, se sentían bastante inseguros respecto a si iban a poder incorporar tan fácilmente la metodología de trabajo que proponía el sistema de gestión que habían decidido contratar.
La empresa tenía personal que hace mucho tiempo trabaja en el establecimiento, pero no
está acostumbrada a herramientas tecnológicas. Además, el contador no conocía muy bien
el sistema y también presentaba reparos para trabajar con una nueva metodología. Había
un desafío por delante, ¿cómo lograr implementar el sistema, utilizarlo eficazmente y perecer en el intento?
Problema
Desde Grupo Cencerro interpretamos que la decisión de implementar es muy valiosa pero
destacamos que siempre existe un gran desafío: ¿cómo transformar la cultura
organizacional de la empresa para pasar a trabajar con procesos administrativos,
productivos y “jugar todos en equipo” para que el sistema de gestión funcione?
Llegamos a la conclusión hace un tiempo, conversando con muchas empresas del agro,
que para hacer una implementación exitosa se necesita definir previamente qué tipo de
procesos necesitan existir y quien será internamente el responsable de “subir” la información al sistema.
Pensar la estructura interna de cada rol dentro del equipo de administración se vuelve una
variable clave para implementar exitosamente
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Nuestro aporte
En primer lugar, hay que hacer un buen diagnóstico de situación en la empresa y verificar que el sistema que la empresa elija (hay muchos y muy buenos en el mercado) cumpla los requisitos mínimos para poder operar. En este paso pasamos a adaptar los procesos del sistema a lo que la empresa realmente necesita.
El segundo paso es distribuir responsabilidades en el equipo de trabajo para que cada
integrante sepa cual va a ser su rol a la hora de cargar información en el sistema (ejemplo:
el Ingeniero Agrónomo cargará las órdenes de trabajo para llevar al día el consumo de los
insumos y las labores que se hicieron lote por lote).
El tercer eslabón es documentar las responsabilidades y armar los instructivos (manuales) para que estén a disposición de la empresa.
La etapa cuatro se utiliza para capacitar a cada persona del equipo que tenga incidencia en el sistema y deba utilizarlo. Nos aseguramos que cada persona entienda su responsabilidad y nos quedamos al lado para que pueda aprender a utilizarlo de la mejor manera posible.
Según nuestra experiencia, un proceso de implementación de sistemas dura
aproximadamente 6 meses. A partir del 6to mes nosotros entendemos que el equipo ya está trabajando de forma fluida en el software y en condiciones de darle un cierre al proyecto.
